Principales razones para potenciar tu contabilidad y finanzas con un ERP

Principales razones para potenciar tu contabilidad y finanzas con un ERP

En la era de la transformación digital, los departamentos financieros y contables de las empresas están experimentando una evolución radical gracias a la implementación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Estos sistemas no solo automatizan procesos, sino que también redefinen la forma en que las organizaciones gestionan sus finanzas y contabilidad. En este artículo, mencionaremos cómo un software ERP puede revolucionar la gestión financiera y contable, desbloqueando eficiencia, precisión y toma de decisiones estratégicas.

1. Automatización Precisa de Tareas Rutinarias: Los software ERP permiten la automatización de tareas manuales y repetitivas como la entrada de datos, conciliación bancaria y generación de informes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que reduce drásticamente el margen de error humano.

2. Consolidación de Datos Financieros en Tiempo Real: La integración centralizada de datos financieros en un ERP brinda una visión panorámica de la salud financiera de la empresa en tiempo real. Esto permite una toma de decisiones más ágil y precisa.

3. Optimización de Flujos de Trabajo: Un software ERP facilita la colaboración entre departamentos al estandarizar los procesos financieros. La información fluye sin problemas, minimizando retrasos y malentendidos.

4. Generación de Informes Personalizados: Los informes financieros pueden ser generados y personalizados según las necesidades de la empresa, proporcionando insights valiosos para la toma de decisiones.

5. Análisis de Rentabilidad en Profundidad: Un ERP permite un análisis exhaustivo de la rentabilidad por producto, cliente o línea de negocio, ayudando a priorizar inversiones y esfuerzos.

6. Predicción de Flujos de Efectivo: Con datos en tiempo real, los ERP pueden prever los flujos de efectivo futuros, permitiendo una gestión proactiva de las necesidades financieras.

7. Seguridad y Cumplimiento: Los sistemas ERP ofrecen seguridad robusta para los datos financieros, con opciones para limitar el acceso solo a usuarios autorizados, protegiendo así la información sensible.

8. Reducción de Errores y Fraudes: La automatización y la trazabilidad constante reducen los errores humanos y minimizan el riesgo de fraude.

9. Toma de Decisiones Estratégicas Basadas en Datos: La disponibilidad de datos precisos y actualizados permite a los líderes empresariales tomar decisiones informadas y estratégicas.

10. Competitividad Mejorada: Un software ERP permite a las empresas mantenerse competitivas al agilizar sus operaciones financieras y facilitar la adaptación a cambios en el mercado.

En última instancia, la adopción de un software ERP para la gestión financiera y contable no es solo una inversión en tecnología, sino una inversión en el éxito continuo y el crecimiento de la empresa. Con su capacidad para automatizar procesos, brindar información en tiempo real y mejorar la precisión, los ERP se han convertido en la columna vertebral de la gestión financiera moderna, capacitando a las empresas para tomar decisiones estratégicas más informadas y alcanzar sus objetivos financieros con confianza.

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Registros financieros, soluciones para uno de los grandes problemas de las PYME

Registros financieros, soluciones para uno de los grandes problemas de las PYME

En las pequeñas y medianas empresas, pueden surgir varios problemas relacionados con los registros financieros, para solucionarlos es importante abordarlos de manera proactiva y sistemática. Algunos de los problemas más comunes incluyen:

  1. Falta de registros precisos y actualizados: La falta de registros financieros precisos y actualizados puede dificultar el seguimiento y la comprensión de la situación financiera de la empresa. Esto puede generar dificultades para la toma de decisiones informadas y la planificación financiera adecuada.
  2. Errores en los registros contables: Los errores en los registros contables, como ingresos y gastos mal registrados o transacciones omitidas, pueden distorsionar los estados financieros de la empresa. Esto puede llevar a una interpretación incorrecta de la salud financiera de la empresa y afectar su capacidad para obtener financiamiento o realizar inversiones.
  3. Desorganización de la documentación: La falta de organización de la documentación financiera, como facturas, recibos y estados de cuenta, puede dificultar la identificación y recuperación de información relevante. Esto puede generar retrasos en la elaboración de informes financieros y dificultar la auditoría interna o externa.
  4. Ausencia de control interno: La falta de un control interno adecuado puede aumentar el riesgo de fraudes y malversación de fondos. La ausencia de procedimientos claros para el manejo de efectivo, la reconciliación bancaria y la autorización de transacciones financieras puede debilitar la integridad de los registros financieros.
  5. Desconocimiento de las obligaciones fiscales: Las pyme pueden enfrentar dificultades en el cumplimiento de las obligaciones fiscales debido a la falta de conocimiento de las leyes y regulaciones tributarias. Esto puede resultar en sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales.
  6. Falta de capacitación y experiencia: La falta de capacitación y experiencia en contabilidad y finanzas puede dificultar la correcta gestión de los registros financieros. Los propietarios de pyme a menudo se centran en las operaciones diarias del negocio y pueden no tener el conocimiento necesario para llevar un control financiero efectivo.

Para solucionar estos problemas, es recomendable implementar medidas como:

  • Establecer un método contable adecuado, utilizando software contable o de gestión financiera.
  • Capacitarse o capacitar al personal en temas contables y financieros, otra opción es contratar profesionales externos para realizar tareas específicas.
  • Mantener registros financieros actualizados y realizar conciliaciones periódicas.
  • Implementar controles internos para salvaguardar los activos financieros y prevenir fraudes.
  • Buscar asesoramiento y apoyo de expertos contables o consultores financieros para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la gestión adecuada de los registros financieros.

Al abordar estos problemas y mejorar la gestión de los registros financieros, las PYME pueden tomar decisiones más informadas, mejorar la salud financiera y garantizar un crecimiento sostenible.

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Hábitos financieros que todo Emprendedor debe implementar

Hábitos financieros que todo Emprendedor debe implementar

Como emprendedor, desarrollar buenos hábitos financieros es esencial para la salud y el éxito de tu negocio. Aquí tienes algunos hábitos financieros clave que todo emprendedor debería implementar:

  1. Llevar registros precisos: Mantén registros financieros precisos y actualizados. Esto incluye registrar todas las transacciones comerciales, como ingresos, gastos, compras y ventas. Un buen sistema de contabilidad o software de gestión financiera te ayudará a realizar un seguimiento adecuado de tus finanzas.
  2. Realizar un presupuesto: Elabora un presupuesto empresarial detallado que incluya ingresos esperados y gastos proyectados. Un presupuesto te permitirá planificar y controlar tus finanzas, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas sobre cómo asignar tus recursos.
  3. Controlar los gastos: Examina regularmente tus gastos y busca oportunidades para reducir costos innecesarios. Analiza cada gasto y evalúa su contribución al crecimiento y rentabilidad de tu negocio. Adopta prácticas de gasto inteligentes y busca alternativas más económicas sin comprometer la calidad.
  4. Establecer metas financieras: Define metas financieras claras y alcanzables para tu negocio. Pueden incluir objetivos de ventas, margen de beneficio, flujo de efectivo positivo o reducción de deudas. Establecer metas te ayudará a mantener el enfoque y tomar decisiones que te acerquen a tus objetivos financieros.
  5. Realizar un seguimiento del flujo de efectivo: Monitorea y administra tu flujo de efectivo de manera regular. Comprende los patrones de ingresos y gastos de tu negocio para asegurarte de tener suficiente efectivo disponible para cubrir tus obligaciones financieras. El flujo de efectivo es vital para la supervivencia y el crecimiento de tu negocio.
  6. Establecer reservas de emergencia: Crea un fondo de reserva para emergencias empresariales. Esto te ayudará a hacer frente a situaciones imprevistas, como una disminución en las ventas o un gasto inesperado. Tener una reserva financiera te brindará tranquilidad y te permitirá enfrentar desafíos sin afectar gravemente tu negocio.
  7. Realizar análisis financiero: Analiza regularmente tus estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo. Estos análisis te proporcionarán información valiosa sobre la salud financiera de tu negocio, las áreas de oportunidad y las posibles mejoras que puedes implementar.
  8. Buscar asesoramiento profesional: Considera la contratación de un contador o consultor financiero para obtener asesoramiento experto. Un profesional de finanzas te ayudará a comprender mejor tus cifras, a tomar decisiones financieras fundamentadas y a optimizar tus recursos.
  9. Separar las finanzas personales y empresariales: Mantén separadas tus finanzas personales y empresariales. Abre una cuenta bancaria y tarjetas de crédito comerciales dedicadas exclusivamente a tu negocio. Esto facilitará la gestión financiera, evitará confusiones y te permitirá obtener una imagen clara de las finanzas de tu negocio.
  10. Aprender continuamente: Mantente actualizado sobre temas financieros y desarrolla tus conocimientos en áreas como contabilidad, finanzas y gestión financiera. Leer libros, participar en cursos o buscar recursos en línea te ayudará a mejorar tus habilidades financieras y tomar decisiones financieras más sólidas.

Cultivar estos hábitos financieros te proporcionará una base sólida para gestionar eficazmente las finanzas de tu empresa y promover su crecimiento a largo plazo. Recuerda que la disciplina y la consistencia son clave para mantener hábitos financieros saludables.

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¿Problemas con los gastos hormiga? Implementa estos consejos en tu Empresa.

Consejos para solucionar los gastos hormiga

Controlar los gastos hormiga en una empresa puede ser desafiante, pero existen estrategias efectivas que puedes implementar para lograrlo. Aquí tienes algunos consejos para controlar los gastos hormiga de manera efectiva:

  1. Identificar y concientizar sobre los gastos hormiga: Identifica los gastos hormiga comunes en tu empresa, como compras extras de bocadillos, material de oficina innecesario, etc. Luego, crea conciencia entre tus empleados sobre la importancia de controlar estos gastos y cómo pueden afectar la rentabilidad de la empresa.
  2. Establecer políticas de gastos claras: Define políticas claras sobre los gastos permitidos y no permitidos. Establece límites y pautas específicas para los gastos pequeños y frecuentes. Comunica estas políticas de manera efectiva a todos los empleados y asegúrate de que las entiendan.
  3. Promover la planificación y el presupuesto: Fomenta la planificación y el presupuesto entre tus empleados. Anímalos a establecer metas de gastos personales y a revisar regularmente su progreso. Esto les ayudará a ser más conscientes de sus gastos y a tomar decisiones más informadas.
  4. Utilizar tecnología y herramientas de gestión: Considera el uso de herramientas y sistemas de gestión de gastos que faciliten el seguimiento y control de los gastos. Estas herramientas pueden ayudar a los empleados a registrar y categorizar sus gastos, establecer límites y recibir alertas cuando se acerquen a los límites establecidos.
  5. Revisar y analizar los gastos periódicamente: Realiza revisiones regulares de los gastos para identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas. Analiza los patrones de gastos, identifica las categorías de mayor gasto y busca formas de reducir o eliminar esos gastos innecesarios.
  6. Establecer controles y revisión de gastos: Implementa controles y revisiones periódicas de los gastos. Establece un proceso de aprobación para los gastos no rutinarios y asigna a un responsable que revise y apruebe los gastos antes de su realización.

Recuerda que el control de los gastos hormiga requiere compromiso y seguimiento constante. Es importante promover una cultura de control de gastos en toda la empresa y asegurarse de que todos los empleados estén alineados con los objetivos de control y ahorro.

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Consejos importantes para gestionar sueldos en una Empresa

Consejos importantes para gestionar sueldos en una Empresa

El control y gestión de pago de sueldos en una empresa es crucial para garantizar la precisión y puntualidad en el proceso de remuneración a los empleados.

Aquí tienes algunos consejos para controlar el pago de sueldos en una empresa de manera efectiva:

  1. Establece un proceso de pago estructurado: Crea un proceso claro y estructurado para el pago de sueldos. Define fechas específicas para la presentación de información de tiempo trabajado, revisión de planillas y procesamiento de pagos. Mantén un calendario de pagos regular para asegurarte de que los empleados reciban sus sueldos a tiempo.
  2. Utiliza un software de recursos humanos confiable: Implementa un sistema de gestión de sueldos o recursos humanos confiable y actualizado. Un software automatizado puede ayudarte a calcular los sueldos de manera precisa, mantener registros detallados, generar recibos de sueldo y realizar los registros de depósitos o transferencias correspondientes. Esto reduce la posibilidad de errores y agiliza el proceso de pago.
  3. Verifica los registros de asistencia y horas trabajadas: Revisa regularmente los registros de asistencia y horas trabajadas para asegurarte de que sean precisos y consistentes. Verifica que los empleados estén registrando correctamente su tiempo trabajado, y realiza ajustes cuando sea necesario. Esto ayuda a evitar pagos excesivos o insuficientes.
  4. Concilia y revisa las planillas antes de procesar los pagos: Antes de procesar los pagos, concilia y revisa minuciosamente las planillas. Verifica que los cálculos de los sueldos, deducciones y beneficios sean precisos y estén alineados con los acuerdos contractuales y las políticas de la empresa. Asegúrate de que no haya errores o discrepancias en los montos pagados.
  5. Mantén registros organizados: Mantén un archivo ordenado y organizado de todos los documentos relacionados con los pagos de sueldos, como los registros de asistencia, las planillas procesadas, los recibos de sueldo y los comprobantes de pago. Esto facilitará la auditoría interna, la revisión de registros y la respuesta a consultas o reclamos de los empleados.
  6. Capacita a tu personal de recursos humanos: Asegúrate de que tu personal de recursos humanos esté adecuadamente capacitado en los procesos de pago de sueldos, el uso del software de sueldos y el cumplimiento de las regulaciones laborales. Proporciona capacitación regular sobre nuevas políticas o procedimientos, así como sobre cualquier cambio en las leyes laborales.
  7. Comunicate claramente con los empleados: Mantén una comunicación clara y transparente con los empleados sobre los pagos de sueldos. Informa sobre las fechas de pago, los conceptos salariales, las deducciones y cualquier cambio en las políticas o procedimientos de pago. Establece canales de comunicación abiertos para que los empleados puedan hacer consultas o aclarar dudas relacionadas con sus sueldos.
  8. Realiza auditorías internas periódicas: Realiza auditorías internas periódicas para asegurarte de que los procedimientos de pago de sueldos se estén siguiendo correctamente y que no haya irregularidades. Revisa los registros, verifica la conformidad con las regulaciones laborales y realiza pruebas para garantizar la precisión de los cálculos.

Recuerda que el control efectivo del pago de sueldos requiere una combinación de procesos bien establecidos, tecnología confiable y comunicación clara. Al implementar estos consejos, podrás asegurarte de que los empleados reciban sus sueldos de manera precisa y puntual, y minimizarás los errores y las dificultades asociadas con el proceso de pago.

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5 consejos para controlar los gastos en tu Empresa

5 consejos para controlar los gastos en tu Empresa

Para realizar un control de gastos efectivo en una empresa, hay varios consejos claves que debes tener en cuenta. A continuación, te presentamos algunos de ellos:

  1. Establecer un presupuesto: Elabora un presupuesto detallado que refleje tus ingresos y gastos proyectados para un período determinado. Define límites claros para cada categoría de gasto y asegúrate de que se ajusten a la situación financiera de la empresa.
  2. Categorizar los gastos: Agrupa los gastos en categorías específicas para facilitar el seguimiento y la identificación de áreas en las que se pueden hacer ajustes. Algunas categorías comunes pueden incluir gastos operativos, gastos de personal, marketing, suministros, alquiler, servicios públicos, entre otros.
  3. Registrar todos los gastos: Lleva un registro preciso de todos los gastos realizados por la empresa. Utiliza herramientas como un software de contabilidad o un ERP para mantener un seguimiento detallado de los gastos. Registra la fecha, el monto, la categoría y una breve descripción de cada gasto.
  4. Implementar autorizaciones y controles: Establece un proceso de autorización claro para los gastos. Define quién tiene la autoridad para aprobar los gastos y establece límites de gasto para cada nivel de autoridad. Esto ayudará a prevenir gastos no autorizados y a mantener un control adecuado sobre los gastos realizados.
  5. Realizar conciliaciones periódicas: Concilia tus registros de gastos con los extractos bancarios y las facturas recibidas. Esto ayudará a identificar posibles discrepancias y errores, así como a garantizar que todos los gastos estén correctamente registrados y respaldados por la documentación adecuada.

Recuerda que el control de gastos es un proceso continuo que requiere monitoreo constante y ajustes periódicos. Al implementar estos puntos clave, podrás mantener un control efectivo de los gastos en tu empresa y optimizar la gestión financiera.

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3 reportes financieros claves para la toma de decisiones en una Empresa

3 reportes financieros claves para la toma de decisiones en una Empresa

Existen varios reportes contables o financieros que son importantes para la toma de decisiones en una empresa. A continuación, te detallamos 3 de los más importantes:

  1. Estado de Resultados: El Estado de Resultados, también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período determinado y permite calcular el beneficio o pérdida. Es un reporte clave para evaluar la rentabilidad de la empresa y tomar decisiones estratégicas sobre el gasto y la inversión.

  2. Balance General: El Balance General es un informe que muestra la situación financiera de la empresa en un momento específico. Muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa y permite evaluar su solvencia y liquidez. Es un reporte clave para tomar decisiones sobre el financiamiento, la inversión y la gestión de la deuda.

  3. Estado de Flujo de Efectivo: El Estado de Flujo de Efectivo muestra los flujos de efectivo de la empresa durante un período determinado y permite evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y su capacidad para cumplir con las obligaciones financieras. Es un reporte clave para la planificación financiera y la gestión del efectivo.

Es importante contar y utilizar estos reportes de manera efectiva para tomar decisiones informadas sobre la gestión financiera y la planificación estratégica de la empresa. La implementación de un Software ERP puede ser una solución eficaz para contar con este tipo de reportes de manera ágil, rápida y en cualquier momento de la gestión.

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Pasos para llevar una gestión efectiva de cobros y pagos en una Empresa

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Una gestión efectiva de cobros y pagos en una empresa es esencial para mantener un flujo de efectivo saludable y garantizar la estabilidad financiera de la empresa. A continuación, te presentamos algunos pasos para una gestión efectiva de cobros y pagos en una empresa:

  1. Facturar de forma clara y oportuna: La factura debe ser clara, detallada y enviada de manera oportuna para asegurar que el cliente tenga toda la información necesaria para procesar el pago.
  2. Realizar un seguimiento de los pagos: Es importante llevar un registro de los pagos pendientes y realizar un seguimiento de los clientes que no han realizado el pago en el plazo establecido. Se pueden enviar recordatorios de pago y establecer un proceso de cobro efectivo.
  3. Ofrecer opciones de pago: Ofrecer varias opciones de pago, como transferencia bancaria, tarjeta de débito y crédito u otro adicional, puede facilitar el proceso de pago para el cliente y agilizar el proceso de cobro.
  4. Establecer relaciones con proveedores confiables: Es importante establecer relaciones con proveedores confiables y negociar plazos de pago que sean adecuados para la empresa.
  5. Utilizar herramientas de gestión de efectivo: Las herramientas de gestión de efectivo, como los Sistemas de Contabilidad y los de Gestión de Facturas, pueden ayudar a mantener un registro claro y preciso de los pagos y cobros en la organización.

En resumen, una gestión efectiva de cobros y pagos implica facturar de manera oportuna, realizar un seguimiento de los pagos, ofrecer opciones de pago, establecer relaciones con proveedores confiables y utilizar herramientas de gestión de efectivo. Al aplicar estos pasos, se puede mejorar significativamente el flujo de efectivo de la empresa y garantizar su estabilidad financiera.

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Conozca algunos de los problemas contables más frecuentes en una Empresa

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Algunos de los problemas contables más frecuentes en una empresa son:

  1. Falta de organización: Una empresa puede tener problemas contables si no tiene una buena organización de sus finanzas y registros contables, lo que puede dificultar la generación de informes financieros precisos.
  2. Errores contables: Los errores contables pueden ocurrir por diversas razones, como la falta de precisión en el registro de transacciones financieras, lo que puede generar problemas fiscales y financieros.
  3. Falta de reconciliación: No hacer una reconciliación regular de los estados de cuenta bancarios y los registros contables puede generar discrepancias y errores en los registros contables.
  4. Retraso en la facturación: Un retraso en la facturación puede afectar el flujo de efectivo de la empresa y causar problemas financieros a corto y largo plazo.
  5. Mala gestión del inventario: Una mala gestión del inventario puede generar problemas contables al no registrar de manera precisa las existencias de productos y sus movimientos.
  6. Falta de control de gastos: No tener un buen control de gastos puede generar un gasto excesivo y afectar la rentabilidad de la empresa.
  7. Desactualización: No mantener actualizado el registro contable de la empresa puede generar problemas fiscales, financieros y legales.

Estos son algunos de los problemas contables más frecuentes que pueden enfrentar las empresas. Es importante que las empresas estén conscientes de ellos y trabajen en soluciones para evitarlos. Un buen sistema contable puede ser una solución eficaz para muchos de estos problemas.

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Señales de alerta que indican que tu Empresa necesita un sistema contable

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Hay varias señales que indican que tu empresa necesita un sistema contable. Algunas de ellas son:

  1. La empresa está creciendo: Si la empresa está en constante crecimiento, esto puede hacer que las operaciones contables sean más complicadas y requieran de un sistema contable para poder llevar un seguimiento adecuado de las finanzas.
  2. Aumento de la cantidad de transacciones: Si la empresa está experimentando un aumento en la cantidad de transacciones que realiza diariamente, es probable que se necesite un sistema contable para poder llevar un registro preciso de todas las transacciones.
  3. Problemas con la gestión de efectivo: Si la empresa está teniendo problemas para gestionar el efectivo y no puede determinar de manera precisa sus flujos de caja, es posible que necesite un sistema contable para ayudar en la gestión del efectivo.
  4. Dificultades en la presentación de impuestos: Si la empresa tiene dificultades para presentar los impuestos a tiempo o de manera precisa, es probable que necesite un sistema contable para ayudar en la preparación de los estados financieros y los informes de impuestos.
  5. Falta de información financiera: Si la empresa no tiene acceso a información financiera actualizada y precisa, puede ser necesario un sistema contable para ayudar en la recopilación y el análisis de los datos financieros.

En resumen, si una empresa está experimentando un crecimiento significativo, aumentando la cantidad de transacciones, teniendo problemas para gestionar el efectivo, presentar impuestos o carece de información financiera actualizada, entonces es probable que necesite un sistema contable para ayudar a gestionar sus finanzas de manera más efectiva.

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